São salas de reuniões projetadas de acordo com a necessidade e “consumidas” como serviço. Cada usuário ou locatário (centro de custo) acessa uma área onde estão descritos os recursos da sala e pode-se reservar a sala de acordo com a necessidade,
onde todas ações são gerenciadas de forma que se possa extrair relatórios com o maior nível de detalhamento possível.
Benefícios
Eficiência, Agilidade, Redução de Custos, Produtividade, Processos de Aferição.
Centro de custo
Cobrar de cada departamento pelo uso dos serviços compartilhados das Meeting Rooms.
Operação
Ação preventiva que garante a sala operacional na data e hora que foi reservada.
Planejamento de criação
Criar limites aos tipos de salas de reunião, ao nível de serviço (SLA), aos serviços incorporados e elaboração de um “cardápio” para que cada departamento opte pelos modelos que precisa e deseja.
Exemplo:
– Huddle Room, Sala de até seis lugares, equipada para reuniões de áudio e vídeo pelo sistema pessoal (notebook, tablet ou smartphone). Equipada com monitor, câmera fixa USB, microfones USB e conexão para apresentações.
– Público: Cliente interno e visitantes.
– Uso: Reuniões de pequenos grupos de trabalho e colaboração, utilizando sistemas pessoais para conexão.
– Sala de Board, Salas para grupos de até 30 pessoas equipada com sistemas complexos de áudio, vídeo e, automação. Equipada com sistemas de apresentação elaborados, microfones individuais, sonorização e iluminação controlada.
– Público: Uso exclusivo da direção e seus visitantes.
– Uso: Reuniões da direção, recepção de clientes e fornecedores.
-Salas de treinamento, Componível em ambiente multiuso para até 40 pessoas no modo ambiente único, ou até quatro ambientes de 10 pessoas. Equipada com sistemas complexos que permitem alterar o layout em diversos cenários, oferecendo sistemas de apresentação e colaboração configurável.
– Público: Clientes internos e visitantes.
– Uso: Treinamento e grupos de trabalho maiores.
Observações
– Os exemplos acima são transcritos de forma simples, mas um manual de serviço MRaas deve ter todos os modelos de sala cadastrados com a lista de equipamentos, consumo elétrico e térmico, Manual de operação, dimensões físicas necessárias (máxima e mínima) e manuais técnicos de manutenção.
– Para cada tipo de sala deve ser associado um tipo de serviço que deixe claro em quanto tempo a sala ficará operacional a cada ocorrência. Tempo de atendimento em helpdesk e tempo de solução para que o usuário tenha uma expectativa real de tempo para reprogramar os eventos do ambiente enquanto a mesma estiver inoperante, causando o mínimo de transtorno.
Serviços incorporados
A- Operação das salas: Permite que um profissional alocado no cliente opere as salas e faça o suporte imediato em caso de ocorrências. Este profissional é responsável por manter e relatar qualquer problema antes do usuário. A rotina diária inclui um check-list diário de todas as funcionalidades.
B- Gestão do ambiente: Sistemas complexos, com salas críticas requerem um monitoramento remoto dos recursos. Este monitoramento funcionará de forma preventiva recebendo e direcionando problemas de qualquer natureza no ambiente.
C- Agendamento: Prover um sistema de agendamento baseado em software de mercado, como Microsoft Exchange, Microsoft Office365 e Google Apps que permita a cada usuário da rede corporativa agendar as salas e visualizar seus respectivos calendários evitando conflitos de horário.
D- Concierge: Serviço que une o agendamento e gerenciamento associado aos serviços de concierge, desta forma o requerente dos serviços entra em contato com o concierge, informa a data e hora, recursos necessários para a reunião e o concierge faz o agendamento, a confirmação, testa todos os recursos a serem utilizados e monitora o decorrer da reunião.
Relatórios do provedor de MRaaS
A – Relatório de uso: Apresenta a taxa de ocupação de suas salas, quantos ocupantes por sala e duração das reuniões. A análise deste tipo de relatório pode direcionar melhor a distribuição e tamanho das salas.
B – Relatório de ocorrências: Informar todas as ocorrências na utilização das salas, o tempo para soluciona-las e a provável causa.
C – Relatório de Melhorias: Em função do uso, avanço da tecnologia e sugestão dos usuários propor melhorias na tecnologia de áudio e vídeo.
Ganhos do MRaaS
– Variáveis tangíveis:
Custo financeiro obtido pela poupança do investimento, ou seja, qual o ganho financeiro sobre o investimento que deixou de ser realizado como aquisição?
Qual o valor mensal que teria que pagar pela manutenção destes ambientes atendidos agora como serviço?
Qual o ganho tributário do contrato de serviço versus a ativação do investimento?
– Variáveis intangíveis:
Se a cada reunião houver uma perda de 10 minutos para iniciar a reunião em virtude do gasto operacional de testar a sala teremos um variável intangível que pode ser calculada da seguinte forma:
Por exemplo:
Uma empresa com 600 reuniões mensais com 04 participantes por reunião, com 10 minutos perdidos por reunião teremos uma perda total de 24.000 minutos perdidos. (400 horas).
Se o custo médio mensal/empregado for de R$ 10.000,00 (a cada 240 horas) teremos um custo mensal de R$ 16.666,67.
Os outros pontos intangíveis são: satisfação do usuário, desmobilização das equipes de facilities e TI, tempo ocioso das salas e o tempo de sala parada por manutenção.